О коммуникации
Исследования показывают, что менеджеры тратят на коммуникативное общение где-то порядка 50% - 80% от их общего времени общения в той или иной степени. Это и не удивительно, так как общение является столь важным для всего, что происходит в организации. Без эффективной коммуникации не может быть практически ни служебной деятельности, ни инноваций, ни понимания клиентов; координацией усилий без эффективной коммуникации трудно управлять, - таковы ожидания тех, кто должен принимать решения относительно процессов управления.
Можно также сказать, что многие руководители не обращают должного внимания на набор организационных условий, при которых связи в рамках организации позволяют добиться эффективного управления. Действительно, так как менеджер, который общается неэффективно и не способствует эффективной организационной связи внутри предприятия, вряд ли способен способствовать росту производительности управления. Плохая связь не является самодостаточной, так как устраняется важная "обратная связь" и персонал не испытывает обеспокоенность по поводу общения: так возникает коллизия между персоналом и руководством.
Короче говоря, вы можете оказывать содействие плохой связи и не знать об этом. С другой стороны, вы сможете видеть симптомы, но не можете определить ваше собственное действенное участие в проблеме. Что можно сделать?
Для организации эффективных коммуникаций, независимо от их формы, необходимы три вещи, а именно:
• все сотрудники должны иметь соответствующие навыки и положительный вектор на хорошее общение. Связь не простой процесс, и многие люди просто не имеют необходимой глубины понимания проблем коммуникации;
• во-вторых, эффективные организационные связи требуют соответствующих климата и культуры, которые способствует эффективному общению. В частности, это включает климат доверия, открытости, усиление передового опыта общения и общей высокой ответственности за обеспечение эффективной связи;
• и наконец, в-третьих, эффективное общение, требует внимания. Оно не возникает просто, а развивается в результате преднамеренных усилий со стороны руководства и персонала. Слишком часто и ошибочно, связь понимается как само собой разумеющееся.
Мы можем определить свою роль в улучшении связи в отношении каждого из названных параметров. Во-первых, если вы хотите улучшить связь, то вам нужно убедиться, что и вы и сотрудники обладают навыками и знаниями, необходимыми для эффективного общения. Это может означать формальное обучение в процессе работы, или могут понадобиться специальные тренинги для сотрудников в обеспечение хорошей обратной связи с пониманием того, что можно улучшить.
Климат и культура, играющие важнейшую роль в развитии и воспитании коллектива, призваны обеспечить открытость общения и рост корпоративной эффективности процесса. Без этого климата, все свои навыки сотрудники будут тратить впустую.
И далее, нужно перевести связи на первый план в управлении организацией внимания. Если приложить усилия, чтобы улучшить связи, ваши сотрудники проникнутся пониманием, что это важно.
Подводя итоги, позволим несколько конкретных советов:
1) Активно запрашивайте мнения о собственных коммуникациях и связях в рамках организации. Создайте опросник для сотрудников:
Ясны ли формулировки указаний для подчиненных?
Есть ли предложения по улучшению коммуникаций?
Каковы претензии в вопросах связей?
Рассмотрите возможность включения этих вопросов (или им подобных) в анализ процесса управления, или выносите их на собрания персонала.
2) Сделайте оценку своих знаний в общении и понимании.
3) В работе с персоналом, определите, каким образом вы должны регулировать отношения в этой организации. Добейтесь консенсуса в отношениях:
Определите порядок решения разногласий.
Оптимизируйте работу горизонтальных связей.
Отработайте четкость взаимодействия в вертикальной коммуникации.
Произведите селектирование информации по уровням доступности.
4) Просмотрите организационную структуру связей в вашей организации, минимизируйте связи, которые передаются от человека к человеку и порождают проблемы.
5) Используйте активные методы прослушивания и записи переговоров, это позволит задать соответствующий тон и поспособствует созданию благоприятной обстановки общения. Это важно.
6) Подводя итоги, примите решение о проведении ревизии связи.